会计档案管理

一、总则与基本定义

• 适用范围：适用于全省农信社，包括农村信用联社、农村商业银行、农村合作银行。

• 会计档案定义：在业务经营活动中形成的、具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。

• 档案分类：

  • 纸质会计档案：以纸为介质保存。

  • 电子会计档案：通过计算机设备形成、传输，以磁盘、光盘、移动硬盘等电子信息载体保存。

二、 归档范围及保管期限

• 归档内容：

  • 会计凭证：原始凭证、记账凭证。

  • 会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产卡片等。

  • 财务会计报告：月、季、半年度、年度报告及附表附注。

  • 其他资料：对账单、纳税申报表、会计档案移交/保管/销毁清册、鉴定意见书等。

• 保管期限：分为永久和定期两类。

  • 定期保管期限一般分为 10年 和 30年。

  • 计算起点：从会计年度终了后的第一天算起。

  • 混合期限原则：同一介质上有不同期限的，按最长期限保管。

三、 集中管理模式

• 县级管理要求：县级农信社必须对会计档案进行集中管理。

• 管理方式：

  • 自管：由县级农信社档案管理部门统一集中管理。
    • 集中：城区网点必须
    • 集中 - 分散结合
  • 托管：委托具备资质的机构代管。
    • 不得托管：永久保管、未结清债权债务、涉及诉讼、涉及国家秘密等档案。

• 移交时限：网点形成的档案应在形成当期 3个月内 移交，因故推迟最长不得超过 6个月。

四、 组织架构与职责分工

• 省联社：负责制定管理制度、标准，进行指导监督。

  • 会计部：负责制度制定、培训指导及鉴定销毁管理。

  • 财务管理部：负责库房面积标准制定与检查。

  • 安全保卫部：负责安防标准制定与指导。

• 县级农信社：

  • 办公室（综合科）：会计档案的主管部门。

  • 会计部门：会计档案的临时保管部门（临时保管期一般为一年）。

五、 档案整理、装订与移交

• 装订要求：装订时需加具封面封底，封面要素需清晰完整（编号、名称、保管期限等）。

• 移交程序：

  • 必须编制《会计档案移交清册》。

  • 交接双方需逐项清点，并由双人监交。

  • 原则上保持原册封装。

• 机构变动中的会计档案

  • 机构分立：
    • 原机构存续的，原机构保管。
    • 原机构解散的，上级机构指定其中之一。
  • 合并：合并后机构保管。
  • 撤销：上级机构代管。

六、 调阅与销毁管理

• 调阅原则：一般不得对外借出，确需借出需严格审批。

  • 查阅要求：必须在监控下进行，严禁涂画、篡改、拆散。

• 销毁规定：

  • 清理鉴定：定期由档案部门牵头，多部门（会计、审计、纪检、保卫、科技）共同进行。
  • 严禁销毁情况：保管期满但未结清的债权债务或涉及未了事项的凭证不得销毁，需单独抽出立卷。
  • 手续：编制《会计档案销毁清册》，由单位负责人审批，多部门共同监销 31。

七、 库房安全管理（“八防”要求）

• 环境设施：库房需具备防火、防盗、防尘、防光、防污染、防潮、防鼠、防虫功能。

• “三分开”：库房、借阅室、办公室应做到三“分开”。

• 存储空间：一般应预留 15年 的档案存储需要。

• 人员准入：非管理人员进入需审批登记，由管理人员陪同，非工作时间原则上不允许进入。